如何让收件人看到你的信息
日期:2013-05-20 浏览

  你的客户和同事没时间仔细看完收到的每封电子邮件。他们中的一些人每天收到数以百计的消息。这就是为什么他们会先看那些可以迅速处理的邮件。他们可能永远不会回复——甚至永远不会浏览——其余的那些。


  那么如何获得他们的注意呢?试试以下建议:


  1. 坚持标准的大写和标点符号。即使组织中的人在信息中不大写或加标点,你可以特立独行般成为这个人。匆忙写好邮件却违反了书面基本准则,这体现出你的粗心大意。简写也会让人不明白含义。比起以后解释话中含义,第一次就清晰表达信息花的时间要少很多。


  2. 直接切入要点(当然要礼貌些)。提出要求时直截了当。不要一开始奉承收件人——尽管简短的赞美可能会帮上忙。说出收信人要知道的最后期限和其他细节,这样他们能准时正确地完成工作。


  3. 简洁——但不简略。人们认为冗长的电子邮件令人厌恶而且耗费精力。他们用鼠标滚轮的次数越多,接受你信息的可能性就越少。他们很可能只是略读并错过重要细节——或者完全跳过它。所以阅读量最好别超过一个屏幕。浓缩你的内容,精简你的语言。


  4. 添加一个简短但有概括性的标题。在点击“发送”前,检查你的主题栏。如果是通用的主题或空白,你的邮件会埋没在收件人塞满信件的邮箱中。你问别人该采取什么行动?突出主题行。让你的要求很容易被发现和被满足。